Відмова в PESEL UKR через запис у Straż Graniczna: як виправити дані та не втратити 30 днів
Коли в уженді повідомляють, що «в системі немає евакуації / тимчасового захисту», проблема майже завжди полягає не в гміні. Вона не редагує реєстр прикордонної служби, а лише перевіряє, чи було під час контролю зафіксовано намір скористатися тимчасовим захистом.
Короткий алгоритм дій:
- Отримайте письмову відмову або хоча б службову примітку з уженду, а не лише усне «йдіть до прикордонників».
- Знайдіть на штампі у паспорті пункт пропуску та назву Placówka Straży Granicznej.
- Подайте офіційну заяву про корекцію даних з прикордонної перевірки.
- Після оновлення запису знову зверніться до будь-якого Urząd gminy/miasta для отримання PESEL UKR.
- Не забудьте про 30-денний термін з моменту в’їзду для подачі заяви на PESEL UKR. Лист до SG цей строк не зупиняє автоматично.
Кому це може бути корисно:
Дана інформація актуальна для громадян України, які прибули до Польщі через війну, але SG не зафіксувала в’їзд як пов’язаний із тимчасовим захистом. Це зазвичай відбувається під час першого в’їзду або повернення, коли на контролі не було чітко заявлено: «wjeżdżam w związku z korzystaniem z ochrony czasowej».
Важливо не плутати з іншим випадком: якщо PESEL UKR вже був виданий без паспорта і особа не підтвердила свою особу до 31.08.2026, з 1.09.2026 статус могли змінити на NUE. Це окрема процедура в гміні, не пов’язана із заявою про мету в’їзду.
Дана процедура не спрацює, якщо особа вже має активний тимчасовий захист в іншій країні ЄС, оскільки Польща відмовить на іншій підставі.
Що говорить закон:
З 5 березня 2026 року PESEL зі статусом UKR є підтвердженням тимчасового захисту згідно із законом про надання іноземцям захисту та законом про облік населення. Тимчасовий захист у Польщі зберігається доти, поки діє режим ЄС (наразі до 4 березня 2027 року) та особа вчасно отримує або зберігає статус UKR.
Іноземець на кордоні зобов’язаний обґрунтувати мету в’їзду. SG реєструє те, що особа заявила під час контролю. Якщо намір користуватися тимчасовим захистом не був зафіксований, гміна на практиці не видає PESEL UKR.
У відповіді RPO (липень 2026 року) KGSG підтвердила наступне:
- Видача PESEL UKR — це компетенція гміни;
- SG відповідає за реєстрацію інформації з контролю;
- 23 червня 2026 року всім підрозділам було наказано індивідуально розглядати заяви українців про зміну даних завершеної перевірки та в обґрунтованих випадках виправляти записи;
- Звертатися потрібно до тієї placówki, через яку відбувся конкретний в’їзд.
Покрокова інструкція:
- Зафіксуйте відмову гміни. Просіть письмово пояснити, чому вашу заяву не приймають або відмовляють.
- Визначте орган. Лише placówka, через яку був конкретний в’їзд. Лист до Komenda Główna зазвичай лише пересилають, і це може затримати процес.
- Зберіть докази: копія або фото паспорта, сторінка зі штампом, квитки, підтвердження виїзду з України, якщо є. Якщо на кордоні ви прямо вказали на війну/ochronę czasową — відобразіть це у заяві.
- Подайте офіційно.
Найкраще: e-Doręczenie на адресу цієї placówki; надійно: list polecony z potwierdzeniem doręczenia; звичайний e-mail без кваліфікованого підпису часто не вважають офіційним зверненням.
Приклади адрес e-Doręczeń (Bieszczadzki Oddział):
- Medyka — AE:PL-56129-16861-GTAAU-17
- Korczowa — AE:PL-68824-70326-UFUAB-35
- Krościenko — AE:PL-41513-57365-HIJIC-32
Адреси інших застав перевіряйте на сайті BIP відповідного oddziałу SG.
5. Не відвідуйте уженд «наступного дня». Чекайте підтвердження вручення та відповіді, а потім повторно звертайтеся до гміни.
6. Якщо SG відмовить, вимагайте письмову відповідь. Наступні кроки включають подачу скарги, звернення до RPO та, за потреби, оскарження дій SG. Суд проти гміни до корекції реєстру майже не змінює факт: чиновник керувався наявними даними.
Шаблон заяви:
Temat: Wniosek o korektę danych z odprawy granicznej / oznaczenie zamiaru korzystania z ochrony czasowej
Szanowny Panie Komendancie,
Zwracam się z wnioskiem o indywidualne rozpatrzenie i korektę danych dotyczących mojej odprawy granicznej.
Imię i nazwisko: …
Obywatelство: Ukraina
Seria i numer paszпортu: …
Data wjazду: …
Placówka Straży Granicznej / przejście graniczne: …
Wjazd na terytorium RP nastąpił w związku z działaniami wojennymi na terytorium Ukrainy. Celem wjazду i pobytu było skorzystanie з ochronи часowej. Не користувався/лася ochroną czasową в іншому pańстві члена ЄС.
Під час контролю кордону я повідомив/ла про вище зазначену мету / обставини в’їзду. В системі не відзначено, однак намір користуватися тимчасовим захистом. У уженді відмовили в прийнятті / наданні номера PESEL зі статусом UKR.
Прошу змінити запис, щоб він відповідав дійсному цілю в’їзду та чинним нормам, а також проінформувати мене про результати розгляду.
Заłączniki: копія сторінки паспорта зі зображенням, копія сторінки зі штампом в’їзду, [квиток — якщо є].
З повагою,
[ім’я та прізвище, адреса, телефон, e-mail]
Типові помилки:
- Тиск на працівника уженду: він не має технічної можливості змінити реєстр SG.
- Лист одразу до Варшави.
- Звичайний імейл без підтвердження вручення.
- Повторний похід у гміну, поки запис не оновили.
- Ігнорування 30-денного терміну: корекція в SG не замінює своєчасну подачу заяви на PESEL UKR.
Висновок:
Відмова через запис SG є адміністративною розбіжністю між тим, що особа заявляла (або мала заявити) на кордоні, і тим, що потрапило до системи. Гміна тут виконує роль посередника. Законний шлях — письмова заява до конкретної placówki, індивідуальний розгляд, і лише після цього повторна реєстрація PESEL UKR. Чим швидше подана заява, тим менший ризик втратити 30-денний термін.